Administratie

Administratie
Bedrijfsadministratie bijhouden is voor sommigen een noodzakelijk kwaad. Dat zou het niet moeten zijn, want een goede administratie is erg belangrijk. Niet alleen omdat het verplicht is, maar ook omdat u met een goede administratie kunt controleren of uw bedrijf geld oplevert. Bovendien vormt de administratie de basis voor uw belastingaangiften. Als u de administratie zelf wilt regelen, kunt u hieronder lezen waar u op moet letten, welke zaken verplicht zijn en meer. Ook als u er voor kiest om uw administratie uit te besteden aan een accountant of boekhouder is het verstandig om toch even verder te lezen. U blijft als ondernemer namelijk zelf verantwoordelijk voor een deugdelijke administratie en voor de belastingaangiften.

Informer Boekhoudpakket
Diverse pakketten zijn leverbaar voor de ondernemer. Vaak heeft u als startende ondernemer niet een uitgebreid pakket nodig. StartBedrijf heeft gekozen voor een pakket van Informer. Het Informer Boekhoudpakket bevat alle faciliteiten voor een kleine onderneming en kan uitgebreid worden als uw bedrijf ook uitbreid. Vooral ZZP'ers hebben aan dit pakket ruim voldoende.
| Informer Boekhoudpakket |

Het belang van een goede administratie
Zoals gezegd is buiten de verplichting tot degelijk boekhouden, boekhouden voor u ook van belang omdat het een schat van informatie levert over uw bedrijf. Als u uw administratie goed bijhoudt, dan kunt u eerder bijsturen als er in de onderneming iets mis dreigt te gaan. Zo kunt u bijvoorbeeld op tijd ingrijpen als debiteuren niet (tijdig) betalen, kijken of u de huidige kostprijs van uw product moet aanpassen enzovoorts. Uit statistieken blijkt dat ondernemers met een goed bijgewerkte administratie minder risico lopen om failliet te gaan. Nog een reden dus om uw administratieve zaken goed op orde te hebben.

Hoe lang?
Iedere ondernemer moet zijn administratie zeven jaar lang bewaren. Dat is wettelijk verplicht. Alles wat financiële gevolgen heeft voor de onderneming moet u systematisch vastleggen in een administratie. Denk aan basisgegevens zoals:

  • de debiteuren- en crediteurenadministratie
  • het grootboek
  • de in- en verkoopadministratie
  • de voorraadadministratie
  • de loonadministratie.

Op de bewaartermijn bestaan uitzonderingen. Gegevens over onroerende zaken moet u tien jaar bewaren

Wat moet u bewaren bij uw administratie?
Alle gegevens die u elektronisch of op papier vastlegt dient u te bewaren. U moet denken aan; kasadministratie en kassabonnen, inkoop- en verkoopboek, bank- en giroafschriften, contracten, overeenkomsten, software en databestanden, agenda's et cetera.

Omzetbelasting (btw)
Uw administratie moet inzicht geven in hoeveel btw u moet betalen. Daartoe moet u de volgende informatie bijhouden: facturen die u uitschrijft en facturen die u moet betalen, uitgaven en ontvangsten en het privégebruik van goederen en diensten. Als u ook handel drijft met buitenland, dan zult u ook de uitvoer en invoer van goederen moeten bijhouden.
| BTW |

Het kan zijn dat u op grond van de kleine ondernemingsregeling geen BTW hoeft te betalen. Dan kunt u bij de Belastingdienst om ontheffing van uw administratieve verplichtingen vragen, waardoor u geen aangifte hoeft te doen voor omzetbelasting. U moet wel de facturen die u zelf ontvangt zeven jaar bewaren.
| kleine ondernemingsregeling |

Facturen
Om uw facturen goed te administreren is het belangrijk dat u deze doorlopend en opeenvolgend nummert. Dit voorkomt tevens fraude. Daarnaast moeten de volgende zaken op uw factuur staan:

  • de factuurdatum
  • een (uniek) factuurnummer
  • de naam en het adres van uw klant
  • de naam en het adres van uw bedrijf
  • uw btw-identificatienummer
  • het btw-identificatienummer van uw klant moet worden vermeld als er sprake is van een levering aan een andere lidstaat van de EU of als uw klant op grond van een verleggingsregeling verantwoordelijk is voor de afdracht van BTW
  • de datum van de levering of de dienstverlening, of de datum waarop een vooruitbetaling is gedaan (als die verschilt van de factuurdatum)
  • de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of de omvang en de aard van de verrichte diensten
  • de prijs exclusief btw en het totaalbedrag
  • het te betalen bedrag aan btw
  • de betalingstermijn waarbinnen de factuur betaald dient te worden
  • uw registratienummer bij de kamer van koophandel.

Debiteurenbeheer
Het is natuurlijk van belang dat wanneer u een factuur verstuurt, deze ook wordt betaald. Hiervoor is het verstandig om aan debiteurenbeheer te doen. Debiteurenbeheer, ook wel "credit management" genoemd, is het beheren en controleren van de openstaande facturen. Om risico's te vermijden kunt u alvast wat voorwerk doen. Zo kunt u bij verschillende instanties de financiële informatie en het betalingsgedrag van uw (nieuwe) klanten bekijken. Daarnaast is het verstandig om bij een offerte direct te refereren aan uw algemene voorwaarden en de daarin vermelde betalingstermijn. Bij het uiteindelijk sturen van een factuur dient u ook te wijzen op de betalingstermijn. Betaalt uw klant niet binnen de termijn, stuur dan gelijk een herinnering. Als daarna nog niet wordt betaald kunt u een telefonisch gesprek aangaan. Misschien is er iets misgegaan in de communicatie. Mocht er dan nog niet worden betaald, stuur dan een aanmaning en wordt er dan nog niet betaald, een ingebrekestelling. Bereken daarbij ook de wettelijke rente die u kunt vragen als na dertig dagen nog niet is betaald. Als daarna helaas nog niet wordt gereageerd, dan zult u een incassoprocedure moeten starten waarbij de kosten voor de klant zijn. Bij failliete debiteuren bent u niet de eerste die aan bod komt om uw geld terug te krijgen. De belastingdienst, het personeel en de financierende bank gaan altijd voor. Blijkt daarna dat er niks meer te halen is, dan zult u uw verlies moeten accepteren.
| algemene voorwaarden |

Crediteurenbeheer
Waar u wilt dat uw rekeningen tijdig worden betaald, wil uw crediteur dat natuurlijk ook. U krijgt zelf van uw leveranciers natuurlijk ook rekeningen. Elke inkomende factuur dient u grondig te controleren op juistheid. Het zou zonde zijn als u betaalt voor goederen/diensten die u nooit, of niet geheel, heeft gekregen. Tegenwoordig dient u ook zeer alert te zijn op zogeheten ‘spooknota´s' die u worden gestuurd door bedrijven waar u nooit zaken mee heeft gedaan. Als u uw rekening niet tijdig betaalt krijgt u op uw beurt ook aanmaningen toegestuurd. Deze brengen extra werk met zich mee omdat deze gecontroleerd moeten worden op dubbelbetalingen en weer geadministreerd moeten worden. Deze problemen kunt u voorkomen met een goedwerkende crediteurenadministratie. Tegenwoordig kunt u uw administratie koppelen aan verschillende soorten administratiepakketten.
| administratiepakketten |



Reacties

Advertentie

Onderwerpen

Financiële zaken

Hoofdcategorie: Administratie

Ondernemersboeken

Administratiepakket

Laatste nieuws