Bedrijfsadministratie bijhouden is voor sommigen een noodzakelijk kwaad. Dat zou het niet moeten zijn, want een goede administratie is erg belangrijk. Niet alleen omdat het verplicht is, maar ook omdat je met een goede administratie kunt controleren of uw bedrijf geld oplevert. Bovendien vormt de administratie de basis voor je belastingaangiften. Als je de administratie zelf wilt regelen, kun je hieronder lezen waar je op moet letten, welke zaken verplicht zijn en meer. Ook als je er voor kiest om jouw administratie uit te besteden aan een accountant of boekhouder is het verstandig om toch even verder te lezen. Je blijft als ondernemer namelijk zelf verantwoordelijk voor een deugdelijke administratie en voor de belastingaangiften.
Informer Boekhoudpakket
Diverse pakketten zijn leverbaar voor de ondernemer. Vaak heb je als startende ondernemer geen uitgebreid pakket nodig. StartBedrijf heeft gekozen voor een pakket van Informer. Het Informer Boekhoudpakket bevat alle faciliteiten voor een kleine onderneming en kan uitgebreid worden als jouw bedrijf ook uitbreidt. Vooral zzp’ers hebben aan dit pakket ruim voldoende.
Het belang van een goede administratie
Zoals gezegd is buiten de verplichting tot degelijk boekhouden, boekhouden ook van belang omdat het een schat van informatie levert over je bedrijf. Als je jouw administratie goed bijhoudt, dan kun je eerder bijsturen als er in de onderneming iets mis dreigt te gaan. Zo kun je bijvoorbeeld op tijd ingrijpen als debiteuren niet (tijdig) betalen, kijken of je de huidige kostprijs van je product moet aanpassen enzovoorts. Uit statistieken blijkt dat ondernemers met een goed bijgewerkte administratie minder risico lopen om failliet te gaan. Nog een reden dus om jouw administratieve zaken goed op orde te hebben.
Hoe lang?
Iedere ondernemer moet zijn administratie zeven jaar lang bewaren. Dat is wettelijk verplicht. Alles wat financiële gevolgen heeft voor de onderneming moet je systematisch vastleggen in een administratie. Denk aan basisgegevens zoals:
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- het grootboek
- de in- en verkoopadministratie
- de voorraadadministratie
- de loonadministratie.
Op de bewaartermijn bestaan uitzonderingen. Gegevens over onroerende zaken moet je zelfs tien jaar bewaren
Wat moet u bewaren bij uw administratie?
Alle gegevens die u elektronisch of op papier vastlegt dient u te bewaren. U moet denken aan; kasadministratie en kassabonnen, inkoop- en verkoopboek, bank- en giroafschriften, contracten, overeenkomsten, software en databestanden, agenda’s et cetera.
Omzetbelasting (btw)
Jouw administratie moet inzicht geven in hoeveel btw je moet betalen. Daartoe moet je de volgende informatie bijhouden: facturen die je uitschrijft en facturen die je moet betalen, uitgaven en ontvangsten en het privégebruik van goederen en diensten. Als je ook handel drijft met het buitenland, dan moet je ook de uitvoer en invoer van goederen moeten bijhouden.
| btw |
Het kan zijn dat je op grond van de kleine ondernemingsregeling geen btw hoeft te betalen. Dan kun je bij de Belastingdienst om ontheffing van jouw administratieve verplichtingen vragen, waardoor je geen aangifte hoeft te doen voor omzetbelasting (=btw). Je moet wel nog steeds aan de bewaarplicht van 7 jaar voor de facturen voldoen.
| kleine ondernemingsregeling |
Facturen
Om je facturen goed te administreren is het belangrijk dat je deze doorlopend en opeenvolgend nummert. Dit voorkomt tevens fraude. Daarnaast moeten de volgende zaken op de factuur staan:
- de factuurdatum
- een (uniek) factuurnummer
- de naam en het adres van jouw klant
- de naam en het adres van jouw bedrijf
- uw btw-identificatienummer
- het btw-identificatienummer van de klant moet worden vermeld als er sprake is van een levering aan een andere lidstaat van de EU of als de klant op grond van een verleggingsregeling verantwoordelijk is voor de afdracht van BTW
- de datum van de levering of de dienstverlening, of de datum waarop een vooruitbetaling is gedaan (als die verschilt van de factuurdatum)
- de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of de omvang en de aard van de verrichte diensten
- de prijs exclusief btw en het totaalbedrag
- het te betalen bedrag aan btw
- de betalingstermijn waarbinnen de factuur betaald dient te worden
- jouw registratienummer bij de kamer van koophandel (KvK-nummer).
Debiteurenbeheer
Het is natuurlijk van belang dat wanneer je een factuur verstuurt, deze ook wordt betaald. Hiervoor is het verstandig om aan debiteurenbeheer te doen. Debiteurenbeheer, ook wel “credit management” genoemd, is het beheren en controleren van de openstaande facturen. Om risico’s te vermijden kun je alvast wat voorwerk doen. Zo kun je bij verschillende instanties de financiële informatie en het betalingsgedrag van jouw (nieuwe) klanten bekijken. Daarnaast is het verstandig om bij een offerte direct te refereren aan jouw algemene voorwaarden en de daarin vermelde betalingstermijn. Wijs bij het uiteindelijk sturen van een factuur ook op de betalingstermijn. Betaalt je klant niet binnen de termijn, stuur dan gelijk een herinnering. Als daarna nog niet wordt betaald kunt je een telefonisch gesprek aangaan. Misschien is er iets misgegaan in de communicatie. Word je dan nog niet betaald, stuur dan een aanmaning. Bereken daarbij ook de wettelijke rente die je kunt vragen volgens de Wet Incassokosten (WiK) als na 14 dagen na de aanmaning nog niet is betaald. Als daarna helaas nog niet wordt gereageerd, dan kun je een incassoprocedure starten waarbij de kosten meestal worden doorberekend aan de klant. Bij failliete debiteuren zijn ondernemers helaas niet de eerste die aan bod komt om geld terug te krijgen. De belastingdienst, het personeel en de financierende bank gaan altijd voor. Blijkt daarna dat er niks meer te halen is, dan moet je je verlies accepteren.
| algemene voorwaarden |
Crediteurenbeheer
Waar jij wilt dat jouw rekeningen tijdig worden betaald, wil jouw crediteur dat natuurlijk ook. Je krijgt zelf van uw leveranciers natuurlijk ook rekeningen. Elke inkomende factuur moet je goed controleren op juistheid. Het zou zonde zijn als je betaalt voor goederen/diensten die je nooit, of niet geheel, hebt gekregen. Tegenwoordig moet je ook zeer alert te zijn op zogeheten ‘spooknota´s’ die je worden gestuurd door bedrijven waar je nooit zaken mee heeft gedaan. Als je jouw rekening niet tijdig betaalt krijg je op jouw beurt ook aanmaningen toegestuurd. Deze brengen extra werk met zich mee omdat deze gecontroleerd moeten worden op dubbelbetalingen en weer geadministreerd moeten worden. Deze problemen kun voorkomen met een goedwerkende crediteurenadministratie. Tegenwoordig kun je jouw administratie koppelen aan verschillende soorten administratiepakketten.
| administratiepakketten |
