Algemene voorwaarden zijn de regels die u standaard wilt laten gelden bij het sluiten van een overeenkomst. Deze algemene voorwaarden kunnen u een hoop tijd schelen. U hoeft, mits degene met wie u zaken doet de algemene voorwaarden accepteert, niet bij elke overeenkomst weer te onderhandelen over bijvoorbeeld betalingsvoorwaarden, garantiebepalingen, incassobedingen en dergelijke. In uw algemene voorwaarden legt u de wederzijdse rechten en verplichtingen zo duidelijk en volledig mogelijk vast. Daarmee kunt u conflicten voorkomen. Hieronder kunt u lezen over de wettelijke bepalingen van algemene voorwaarden, of u ze dient op te stellen en wat er minimaal in de algemene voorwaarden moet staan.
Wettelijke basiseisen
Er zijn twee basiseisen die de wet stelt aan algemene voorwaarden:
- De inhoud van uw algemene voorwaarden mag niet onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij.
- De wederpartij moet van u een redelijke mogelijkheid krijgen om kennis te nemen van de algemene voorwaarden (informatieplicht).
Onredelijk bezwarend
Om te bepalen of uw algemene voorwaarden onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij hanteert de wet een zwarte en een grijze lijst. Op de zwarte lijst staan voorwaarden die per definitie verboden zijn. U kunt deze niet opnemen in uw algemene voorwaarden. Op de grijze lijst staan voorwaarden die misschien onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij. Bij de bepalingen die op de grijze lijst staan moet u zelf aantonen dat het gebruik in uw specifieke situatie niet onredelijk is. Om het zekere voor het onzekere te nemen kunt u beter geen bepalingen uit de grijze lijst opnemen in uw algemene voorwaarden. U kunt de volledige zwarte en grijze lijst bekijken door hier te klikken (vanaf pagina 11).
Informatieplicht
Volgens de wet moet u vóór of tijdens het sluiten van een overeenkomst de algemene voorwaarden aan de wederpartij verstrekken. De wederpartij moet dan ook uitdrukkelijk of stilzwijgend met de algemene voorwaarden hebben ingestemd. U kunt op verschillende manieren aan de informatieplicht voldoen. U kunt bijvoorbeeld de algemene voorwaarden toesturen of overhandigen aan de wederpartij. Ook kunt u de algemene voorwaarden afdrukken op de achterkant van uw contract of offerte (u dient daar dan wel naar te verwijzen). Houdt u er wel rekening mee dat u in het eerste geval de algemene voorwaarden te laat aan de wederpartij verstrekt. U moet de algemene voorwaarden immers voor of tijdens het sluiten van de overeenkomst aan uw wederpartij verstrekken. Ook is het niet genoeg om te melden dat uw algemene voorwaarden zijn gedeponeerd omdat u deze zelf aan de wederpartij moet verstrekken. Als u telefonisch zaken doet dan geldt er een uitzondering. U moet dan in uw gesprek vermelden dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat u deze eventueel kosteloos zult opsturen. Doet u elektronisch zaken dan zult u vóór of bij het sluiten van de overeenkomst de algemene voorwaarden elektronisch ter beschikking moeten stellen. Dit moet op zodanige manier, dat de wederpartij de voorwaarden kan opslaan en nog eens na kan lezen.
Moet u algemene voorwaarden opstellen?
Het is voor iedereen die een eigen bedrijf heeft en te maken heeft met klanten waarmee overeenkomsten moeten worden gesloten verstandig om algemene voorwaarden op te stellen. De algemene voorwaarden die u opstelt dienen aan te sluiten bij de feitelijke gang van zaken binnen uw bedrijf en/of uw branche. Welke algemene voorwaarden u ook hanteert, de volgende zaken komen meestal voor:
- Offerte (vrijblijvend of niet, termijn voor aanvaarding)
- Transport (wie betaalt transport, verzekering, invoerrechten?)
- Levertijd (overmacht)
- Betaling (betalingstermijn, incassokosten, rente)
- Eigendomsvoorbehoud (eigendom gaat pas over na betaling)
- Garantie (zo ja, onder welke voorwaarden)
- Afwikkeling van geschillen (rechter of arbitrage)
- Aansprakelijkheid (beperking, hoogte schadevergoeding).
Met behulp van voorbeelden van uw brancheorganisatie of relevante bedrijven kunt u zelf ook uw algemene voorwaarden opstellen. Het is verstandig om deze dan wel te laten controleren door een juridisch adviseur.
Toepassing van de algemene voorwaarden
Wanneer u zaken doet met grote bedrijven zijn de twee wettelijke basiseisen niet van toepassing omdat de wederpartij dan wordt geacht te beschikken over voldoende deskundigheid. Wel moeten de algemene voorwaarden voldoen aan de algemene beginselen van redelijkheid en billijkheid.
Omdat beide partijen waarschijnlijk algemene voorwaarden hebben opgesteld kan het probleem van ‘battle of forms’ voorkomen. Dit gaat over de vraag welke algemene voorwaarden gelden. De algemene voorwaarden waar het eerst naar wordt verwezen zullen over het algemeen gelden. Dit geldt niet als de wederpartij de algemene voorwaarden vóór het sluiten van de overeenkomst afwijst. Wijzen beide partijen elkaars algemene voorwaarden af dan dient u verder te onderhandelen over nieuwe algemene voorwaarden.
Wanneer u als detaillist een bepaalde voorwaarde niet tegen uw klant mag hanteren dan mag uw leverancier deze ook niet tegen u hanteren. Deze regel geldt voor de gehele distributieketen.
Als u ondernemer bent in de detailhandel of in de horeca dan krijgt u te maken met veel klanten. U zult dan aan uw klanten in de winkel duidelijk moeten maken wat de algemene voorwaarden inhouden en waar ze gelezen of opgevraagd kunnen worden. Dit kunt u dan het beste doen door een bordje bij de kassa te plaatsen.
Deponeren van algemene voorwaarden
Het voordeel van het deponeren van uw algemene voorwaarden bij de rechtbank of de Kamer van Koophandel is dat degene met wie u zaken doet toch uw algemene voorwaarden kan inzien als u niet in redelijkheid in staat bent om deze te verstrekken. Tevens heeft het deponeren van uw algemene voorwaarden ook een bewijsfunctie. Doordat bij deponering uw algemene voorwaarden worden voorzien van een datum en een nummer kunt u aantonen dat u tussentijds niets in de tekst van de algemene voorwaarden hebt veranderd. U dient bij wijzigingen die u aanbrengt er zelf voor te zorgen dat de nieuwe versie weer in zijn geheel gedeponeerd wordt bij een rechtbank of de Kamer van Koophandel.
Er is een website waar u gratis terecht kunt voor hulp en vragen over uw algemene voorwaarden. Voor meer informatie klikt u op www.voorwaarden.net
