Het begrip virtueel kantoor hoor je steeds vaker. Het gaat hierbij niet om een kantoor in de cloud, maar om een bedrijf dat diensten aanbiedt aan ondernemers. Vaak zijn het zzp’ers of bedrijven met enkele medewerkers De ondernemer neemt een abonnement en op basis daarvan kan hij bepaalde diensten afnemen. Het grote voordeel is dat deze ondernemer bij de inschrijving in het Handelsregister bij de KvK niet zijn privéadres hoeft te vermelden, maar het adres van het virtueel kantoor kan opgeven als het zakelijk vestigingsadres van het bedrijf.
Post verwerken
De belangrijkste taak van medewerkers op een virtueel kantoor is het verwerken van de post voor de bedrijven. Lees meer over de mogelijkheden. Die post komt namelijk dagelijks binnen en moet worden verwerkt. In de meeste gevallen open je de post en scan je de inhoud in digitale bestanden. Die worden periodiek doorgestuurd naar de ondernemer. Die kan zelf bepalen hoe vaak de post wordt gestuurd. Eens per week, elke dag of minder vaak. De originele stukken leg je in het postvak van de klant, of je zorgt ervoor dat ze worden vernietigd. Ook dit hangt weer af van wat er met de klant is afgesproken. Als er voor een klant een aangetekend stuk wordt bezorgd dan teken e voor ontvangst. Mocht er een deurwaarder aan de balie staan dan neem je het exploot in ontvangst en stel je de ondernemer in kennis. Pakketten worden op een virtueel kantoor niet aangenomen, deze moeten dus worden geweigerd.
Flexplekken voor ondernemers
Een tweede belangrijke dienst die door een virtueel kantoor wordt aangeboden is het beschikbaar stellen van flexwerkplekken. Een ondernemer kan een werkplek reserveren om een dag op kantoor te werken in plaats van thuis. Sommigen kiezen hiervoor om rustig te kunnen werken als de kinderen thuis zijn van school of om even uit de thuisomgeving weg te zijn. Een werkplek heeft een bureau en toegang tot Wi-Fi. Je houdt als medewerker de administratie bij zodat een klant zeker weet dat er een plekje is als er is gereserveerd.
Vergaderservice
Ondernemers kunnen niet alleen gebruik maken van het zakelijk vestigingsadres, ze kunnen hier ook een vergaderkamer reserveren om met een klant, investeerder of andere overlegpartner af te spreken. Veel ondernemers kiezen hiervoor om een goede indruk te maken. Als je thuiswerkt dan wil je iemand die misschien wel in je bedrijf wil investeren niet ontvangen aan de keukentafel of op je zolderkamer. Hetzelfde geldt voor een belangrijke klant die misschien wel een grote order gaat plaatsen. De vergaderkamers moeten worden gepland zodat iedereen die een verzoek heeft ingediend terechtkan. Soms moeten er voorbereidingen worden getroffen zoals het klaarzetten van een beamer of flipover en het verzorgen van koffie, thee en water.
Wat zijn de belangrijkste competenties van een virtual office medewerker?
Als medewerker op een virtueel kantoor moet je snel en accuraat kunnen werken. Je moet goed om kunnen gaan met vertrouwelijke informatie. Het is immers niet de bedoeling dat de inhoud van de post van klanten met anderen wordt gedeeld. Ook moet je goede communicatieve vaardigheden hebben zodat je bezoekers en mensen aan de telefoon netjes te woord kunt staan. Voor het activeren van een nieuw abonnement moet je de te volgen stappen snel en correct kunnen uitvoeren.
