Zo weet je wanneer je een incassobureau nodig hebt
Onbetaalde facturen kunnen een serieuze bedreiging vormen voor de cashflow van je bedrijf. Voor start-ups en kleine ondernemingen kan zelfs één grote wanbetaler het verschil betekenen tussen groei en financiële problemen. Veel ondernemers besteden kostbare uren aan het achtervolgen van late betalers, zonder resultaat. De vraag is niet of je ooit met wanbetalers te maken krijgt, maar wanneer – en hoe je ermee omgaat.
Wanneer inschakelen?
Wanneer is het juiste moment om de hulp van een incassobureau in te schakelen? En wat kun je verwachten als je deze stap zet?
Niet elke late betaling rechtvaardigt meteen professionele hulp. Er zijn echter duidelijke signalen die aangeven dat het tijd is om een specialist in te schakelen:
Je hebt meerdere herinneringen gestuurd en telefoontjes gepleegd zonder respons. De klant komt herhaaldelijk betalingsafspraken niet na of komt steeds met nieuwe uitvluchten. Je merkt dat de onbetaalde facturen je cashflow beginnen te beïnvloeden. Het najagen van betalingen neemt zoveel tijd in beslag dat je corebusiness eronder lijdt.
Voordelen van uitbesteden
Snel en deskundig
Een professioneel incassobureau beschikt over juridische kennis die de meeste ondernemers missen. Ze kennen de wetgeving rond betalingstermijnen, rente en incassokosten en weten precies welke stappen juridisch toegestaan zijn. Dit zorgt voor een hogere slagingskans dan wanneer je zelf blijft proberen.
Daarnaast werken incassobureaus met geoptimaliseerde processen die efficiënter zijn dan ad hoc pogingen. Ze beschikken over de juiste tools en systemen om debiteuren consequent te benaderen.
Relatie behouden
Misschien verrassend, maar een incassobureau kan soms helpen klantrelaties te behouden. Door de incassoprocedure uit te besteden, creëer je afstand tussen je bedrijf en het incassoproces. Een professioneel bureau communiceert zakelijk maar respectvol, waardoor de deur voor toekomstige samenwerking op een kier blijft staan.
Zo werkt incasso
Als je besluit een incassobureau in te schakelen, verloopt het proces doorgaans in deze fasen:
- Minnelijke fase: het bureau stuurt formele aanmaningen en neemt telefonisch contact op.
- Betalingsregeling: indien mogelijk wordt een betalingsregeling getroffen.
- Juridische incasso: als minnelijke incasso niet werkt, kunnen juridische stappen volgen.
- Gerechtelijke procedure: in het uiterste geval kan een rechtszaak worden aangespannen.
- Executiefase: na een vonnis kan beslag worden gelegd op bezittingen of bankrekeningen.
De meeste zaken worden overigens in de minnelijke fase opgelost, zonder dat juridische stappen nodig zijn.
Bureau slim kiezen
Transparante tariefstructuur is essentieel bij het kiezen van een incassobureau. Sommige bureaus werken op basis van no cure, no pay, andere rekenen vaste tarieven. Zorg dat je vooraf duidelijkheid hebt over de kosten.
Specialisatie in je branche kan een voordeel zijn, omdat het bureau dan bekend is met specifieke gebruiken en voorwaarden in je sector. Vraag naar succespercentages en gemiddelde incassotermijnen om een indruk te krijgen van hun effectiviteit.
Controleer ook of het bureau is aangesloten bij een branchevereniging zoals de NVI (Nederlandse Vereniging van Incassobureaus), wat een indicatie is van betrouwbaarheid en professionaliteit.
Voorkom wanbetalers
Natuurlijk is voorkomen beter dan genezen. Met goed debiteurenbeheer kun je veel problemen vermijden:
Stel duidelijke betalingsvoorwaarden op en communiceer deze voordat je zaken doet. Voer kredietchecks uit bij nieuwe klanten met grote orders. Factureer direct na levering en stuur tijdig herinneringen. Overweeg vooruitbetaling of deelbetalingen bij grote opdrachten.
Zelfs met deze maatregelen kun je niet alle betalingsproblemen voorkomen. Weet daarom wanneer je moet doorpakken en professionele hulp moet inschakelen. Een proactieve aanpak in combinatie met tijdige professionele ondersteuning zorgt ervoor dat je bedrijf financieel gezond blijft en kan blijven groeien.
